ทำ KM ทำไม?

KM คือเครื่องมือการเรียนรู้รูปแบบหนึ่ง  ถ้าคิดจะนำ KM ไปใช้ก็ต้องมีเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ก่อน  ว่าต้องการให้ตนเองหรือองค์กรบรรลุวัตถุประสงค์ใด   จึงอยากใช้กระบวนการ KM  เช่น อยากใช้กระบวนการ KM ไปช่วยให้บรรลุวิสัยทัศน์ขององค์กรเร็วขึ้น,  ต้องการใช้ KM เพื่อให้คนทำงานเห็นคุณค่าของกันและกัน, ต้องการใช้ KM เพื่อต้องการรวบรวมองค์ความรู้ให้อยู่คู่กับองค์กร, ต้องการใช้ KM เพื่อให้การทำงานผิดพลาดน้อยที่สุด เป็นต้น

ควรเริ่มทำ KM อย่างไร?

KM เริ่มง่ายที่สุดจากตนเองหรือกลุ่มคนเล็กๆ ประมาณ ๕-๑๐ คน โดยเริ่มจากความสำเร็จเล็กๆ เช่น เล่าความสำเร็จเล็กๆ ในการทำงานของตนเองคนละ ๑ เรื่อง เรื่องละ ๓-๕ นาที ก่อนเริ่มประชุม  หรือ เล่าความสำเร็จ ความภูมิใจเล็กๆ ในการทำงานของตนเอง ในบรรยากาศที่เป็นกันเอง ง่ายๆ สบายๆ  ในช่วงเช้าก่อนเริ่มทำงาน เป็นต้น

อุปสรรคของการทำ KM ?

ส่วนใหญ่อุปสรรคของการทำ KM เช่น

  • หวงความรู้ไม่อยาก sharing กลัวคนอื่นจะรู้เก่งกว่า
  • ทำ KM เพื่อตอบ KPI โดยไม่เห็นประโยชน์จาก KM ว่าจะทำให้ตนเองทำงานง่ายขึ้น  ดีขึ้น  เก่งขึ้น
  • ผู้บริหารไม่เข้าใจ ขัดขวาง  และไม่ให้การสนับสนุน
  • เข้าใจผิดว่า KM เป็นภาระ เป็นงานงอก เป็นงานเพิ่ม
  • ทำ KM ด้วยสมองมากกว่าหัวใจ
  • ทำ KM เพราะอยากได้หน้า
  • ทำ KM เพราะถูกบังคับ

ใครได้ประโยชน์จากการทำ KM?

  • คนทำงานที่เข้าร่วมกระบวนการ KM จะได้ต่อยอดการทำงานของตนเองจากประสบการณ์ของผู้อื่น
  • คนทำงานมีพื้นที่ในการบอกเล่าการทำงานของตนเองให้เพื่อนร่วมงานและผู้บริหารรับรู้
  • คนทำงานเข้าใจ เห็นอก เห็นใจ เพื่อนร่วมงานมากขึ้น
  • ผู้บริหารและองค์กร บรรลุเป้าหมายองค์กร

ทำไมทำ AAR แล้วรู้สึกอึดอัด?

ในมุมมองของ สคส. แล้วการทบทวนหลัวการปฏิบัติ (After Action Review: AAR) เป็นกระบวนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้รูปแบบหนึ่งในระหว่างทำงาน   โดยจะมีการ AAR เป็นระยะๆ หรือเมื่อทำงานสำเร็จในแต่ละขั้น   หลักสำคัญของ AAR คือ การสะท้อนตัวเองอย่างอิสระ ถึงความสำเร็จ ความประทับใจ สิ่งที่เรียนรู้ หรือสิ่งที่ตนเองจะทำให้ดีขึ้นในการทำงานระยะต่อไปเพื่อพัฒนาการทำงานให้ดีขึ้น  การสะท้อนตัวเองอย่างอิสระและการพูดในเชิงบวก  ทำให้บรรยากาศในการทำ AAR ผ่อนคลายและอยากพูดอะไรก็ได้ในการทำบทบาทหน้าที่ของตนเอง

แต่มีหลายหน่วยงาน หลายองค์กร สะท้อนว่าทำ AAR แล้วรู้สึกอึดอัด  ไม่อยาก AAR เลย  เป็นเพราะไม่ใช้หลักสะท้อนตัวเอง  มองแต่ปัญหาที่อยากจะแก้ไข  แล้วมุ่งหาความผิดว่าเกิดจากจุดใด  ใครทำให้เกิดความผิดพลาด  แต่ละคนจึงเกิดการปกป้องตนเองด้วยการโทษคนโน้น คนนี้  การทำ AAR จึงไม่ประสบความสำเร็จและขยาดกับคำว่า “AAR”

ทำอย่างไรให้คนอยากแลกเปลี่ยนเรียนรู้ (Sharing)?

  • สร้างบรรยากาศในการ sharing ให้สบายๆ ไม่อึดอัด ไม่เป็นทางการ ไม่กดดัน
  • ต้องทำให้ทุกคนที่มา sharing เห็นว่าเขาจะได้ประโยชน์จากการฟังประสบการณ์คนอื่น  ไม่ใช่เป็นฝ่ายให้ความรู้อย่างเดียว
  • ในวงแลกเปลี่ยนเรียนรู้ต้องไม่ตัดสินว่าประสบการณ์ของใครผิดหรือถูก  เพราะทุกประสบการณ์มันได้ทำสำเร็จแล้วในอดีต

ทำไมพนักงานไม่สนใจเข้ามาอ่านคลังความรู้ใน Intranet ที่ทำไว้?

ที่พนักงานไม่สนใจ  ไม่เข้าไปอ่าน  ไม่เข้าไปแชร์นั้น “น่าจะ” มีสาเหตุมาจาก

  • ความรู้ที่อยู่ใน (ระบบ) นั้น ไม่สามารถเอาไปใช้ได้ในการทำงานจริงได้ ทำให้ไม่น่าสนใจ ไม่อยากเข้าไปอ่าน
  • เป็นความรู้ที่ไกลตัว (ไม่เกี่ยวกับงาน) ทำให้ไม่อยากอ่าน
  • ใช้ภาษาที่เป็นวิชาการมากเกินไป  อ่านไม่รู้เรื่อง
  • ระบบช้า  เวลาเข้าไปอ่านแต่ละครั้งต้องใช้เวลามาก  ไม่ทันใจ ทำให้เสียเวลางาน
  • พนักงานไม่เห็นคุณค่า ไม่สนใจที่จะนำความรู้มาใช้พัฒนางาน  ไม่ต้องการที่จะเรียนรู้  ไม่รู้ว่าจะแชร์กัน่ทำไม  แชร์แล้วตนเองได้อะไร  ขาดแรงจูงใจ
  • พนักงานต้องการจะเรียนรู้  แต่เนื่องจากงานล้นมือ  ทำให้ไม่มีเวลาเข้ามาอ่าน เข้ามาแชร์
  • การทำงานปกติไม่ได้ใช้ Computer เช่น ส่วนใหญ่ทำงานภาคสนามมากกว่าใน Office  ไม่มี Computer ประจำเป็นของตนเอง เป็นต้น
  • เป็นต้น

ทำอย่างไรให้คนหวงความรู้ยอมถ่ายทอดความรู้ ?

ต้องทำให้เขารู้สึกว่ายิ่งถ่ายทอดความรู้เขายิ่งได้รับประโยชน์   ซึ่งรูปแบบของการถ่ายทอดความรู้ที่ สคส. ใช้มักจะเป็นการจัดเป็นวงแลกเปลี่ยนเรียนรู้เฉพาะผู้ที่มีประสบการณ์ในด้านนั้นๆ ประมาณ 5-10 คน มาเล่าให้กันและกันฟัง

ขณะที่คนเล่าถ่ายทอดประสบการณ์ของตนเองก็จะมีคำถามจากผู้ฟัง  ซึ่งคำถามเหล่านี้ทำให้คนเล่าได้คิดงานของตนเองรอบด้านและลึกซึ้งขึ้น  แล้วทำให้เกิดแนวทางในการพัฒนางานของตนเองให้ดีขึ้น   และในขณะที่ฟังคนอื่นเล่าประสบการณ์ที่มุมมอง เทคนิค เคล็ดลับที่แตกต่างกันแต่ก็ประสบความสำเร็จได้เช่นกัน  เขาก็จะได้แนวคิด แนวทาง จากประสบการณ์ของคนอื่นไปปรับใช้กับการทำงานของตนเองให้ดีขึ้น

แต่สิ่งสำคัญคือต้องทำให้บรรยากาศในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้สบายๆ ไม่เครียด  และตั้งกติกาให้ทุกคนรับทราบ  ว่าประสบการณ์ของทุกคนจะไม่มีการตัดสินว่าประสบการณ์ใดหรือวิธีการใด ถูกหรือผิด  เพื่อให้คนเล่าสบายใจที่จะถ่ายทอดประสบการณ์ของตนเอง