สรุปขั้นตอนสำคัญในการนำ KM ไปใช้ในองค์กร (ตอนที่ 1)

  • โพสต์เมื่อ 8 พฤศจิกายน 2556
  • |
  • ผู้โพสต์

   แม้ว่า สคส. จะทำงานด้านนี้มาเป็นเวลากว่าสิบปีแล้วก็ตาม แต่บทความที่เขียนอธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับการนำ KM ไปใช้ในองค์กรอย่างเป็นขั้นเป็นตอนนั้นถือว่ามีน้อยมาก งานเขียนหรือบันทึก (บล๊อก) ส่วนใหญ่มักจะอยู่ในรูปของการเล่าประสบการณ์เป็นงานๆ ไป ภายใต้ความเชื่อที่ว่าการนำ KM ไปใช้นั้นไม่สามารถลอกเลียนกันได้ เพราะในแต่ละองค์กรนั้นล้วนมีบริบทที่แตกต่างกันไป บางทีการเขียนสรุปออกมาเป็นขั้นตอนที่ตายตัวเพื่อให้นำไปใช้อาจก่อผลร้ายมากกว่าผลดีก็ได้

   เนื่องในโอกาสที่ สคส. เปิดตัวเว๊ปไซด์ใหม่ และต้องการให้คนใน สคส comprar viagra contrareembolso. เขียนบทความมากขึ้น ผมเองก็คิดว่าคงจะถึงเวลาแล้วที่จะต้องสรุปประสบการณ์ต่างๆ ออกมาเป็นบทความบ้าง จึงขอประเดิมด้วยการ “ตกผลึก” คำแนะนำต่างๆ ที่เคยให้กับองค์กรต่างๆ ไว้ในบทความนี้ โดยจะทยอยเขียนออกมาเป็นตอนๆ เพื่อสะท้อนให้เห็นเกี่ยวกับประเด็นเรื่องการนำ KM ไปใช้ในองค์กรว่ามีขั้นตอนอะไร และปัจจัยที่สำคัญในแต่ละขั้นตอนนั้นเป็นอย่างไร โดยได้แบ่งเนื้อหาออกมาเป็นบทความหลายตอน ทั้งนี้เพื่อที่บทความแต่ละตอนจะได้ไม่ให้ยาวจนเกินไป สำหรับในตอนแรกนี้ เป็นขั้นตอนที่สำคัญมาก หากไม่ได้ทำหรือข้ามขั้นตอนนี้ไป ผมรับรองได้ว่าในที่สุดแล้วการผลักดันเรื่อง KM นี้ก็จะเป็นไปอย่างยากลำบาก  เพราะขั้นตอนนี้เป็นการสร้างความตระหนัก (Awareness) สร้างการมีส่วนร่วม (Participation) และความมุ่งมั่น (Commitment) ของผู้บริหารทุกๆ ท่านในองค์กร

ขั้นตอนแรก เป็นการทำความเข้าใจกับกลุ่มผู้บริหาร เรียกว่าเป็น Executive Overview Session  หรือ บางที่ก็จัดในลักษณะ KM Kick-off เป็นการพูดภาพใหญ่ให้ผู้บริหารเห็น ยกตัวอย่างที่เป็นรูปธรรมเพื่อให้เห็นพลังของการนำ KM เข้ามาใช้ภายในองค์กร ทำให้ทุกท่านเห็นความสำคัญของเรื่องนี้ และเกิดความตระหนักว่าเรื่องนี้เป็นสิ่งที่ผู้บริหารทุกท่านต้องร่วมรับผิดชอบ ไม่ใช่ตกอยู่ในความรับผิดชอบของผ่าย/ แผนก หรือทีม KM เท่านั้น (ทีม KM มีบทบาทในการช่วยประสานงาน ช่วยอำนวยความสะดวกในการดำเนินในเรื่องนี้)   อีกทั้งชี้ให้เห็นว่าผู้บริหารมีส่วนสำคัญต่อความสำเร็จนี้อย่างไร Overview Session  นี้อาจใช้เวลาเพียงแค่ไม่กี่ชั่วโมงหรืออาจจะขยายเป็นทั้งวันก็ได้  เพื่อให้ผู้บริหารได้มีโอกาสคิด “หัวปลา” หรือ “Knowledge Vision (KV)” ร่วมกันด้วย (โดยจัดเป็น Workshop ที่ต่อเนื่องจาก Overview ไปเลย)

สำหรับท่านที่ไม่คุ้นกับโมเดลการจัดความรู้เบื้องต้น ซึ่งผมเรียกว่า “โมเดลปลาทู” อาจจะงงอยู่ว่าการหา “หัวปลา” หรือทำ Workshop เพื่อช่วยกันคิด Knowledge Vision นั้นคืออะไร? หากจะให้อธิบายสั้นๆ ก็คือการคุยกันว่าความรู้อะไรสำคัญต่อพันธกิจหรือวิสัยทัศน์ของเรา (ขององค์กร) ความรู้อะไรที่จะนำไปสู่เป้าหมายที่ตั้งไว้ (ในเรื่อง KM) เป้าหมายหรือภาพที่ปรารถนา (วิสัยทัศน์) นี้ต้องไม่ใช่สิ่งที่เขียนไว้กว้างๆ หรือเป็นนามธรรมเท่านั้น ยิ่งถ้ากำหนดเป็นเป้าหมายที่ชัดเจนได้ก็ยิ่งดี เขียนสรุปออกมาให้เห็นชัดเจนว่าองค์กรต้องการจะได้ จะเป็น จะเห็นการเปลี่ยนแปลงอะไร (ซึ่งข้อมูลนี้จะนำมาใช้จัดทำ KPI เพื่อใช้ในการติดตามประเมินผลต่อไปในภายหลัง) เป็นการกำหนดว่าถ้าจะให้ได้ตามเป้าหมายที่ตั้งไว้นี้ ความรู้ที่จำเป็นและต้องมี หรือ KV ที่ว่านี้คืออะไร

ผลจากการทำ Workshop อาจทำให้ได้ KV ออกมามากมาย สามารถร้อยเรียงได้เป็น Knowledge Map (แผนผังที่เขียนเชื่อมโยงกันในลักษณะ Mind Map) และผู้บริหารจะต้องร่วมกันจัดลำดับความสำคัญและวางแผนว่าในปีนี้ เราจะจัดการกับ KV สักกี่ตัวดี ปีนี้จะเลือกทำ KV ตัวไหน การกำหนด KV ในขั้นตอนนี้จะเป็นข้อมูลที่สำคัญ ทำให้พอมองเห็นภาพว่าในระยะแรกเริ่มนี้เราจะต้องจัดให้มี CoP (Community of Practice) อะไรบ้าง จะได้เริ่มเห็นภาพผู้ที่จะเข้ามามีส่วนร่วมใน CoP นั้นๆ ซึ่งผมเรียกคนเหล่านั้นว่า “คุณกิจ” ซึ่งก็คือคนที่ทำกิจกรรมนั้นๆ หรือเป็นผู้ปฏิบัติงานนั่นเอง

นี่คือขั้นตอนแรก หรือ Workshop แรก ที่ผมเห็นว่าสำคัญและเป็นสิ่งที่ไม่ควรมองข้าม ถือเป็นปัจจัยที่จำเป็นต่อการ Implement KM ให้ได้รับความสำเร็จครับ (โปรดติดตามขั้นตอนต่อไปได้ในบทความตอนที่ 2 ครับ)